Términos del servicio

1. El servicio y quién lo presta

Jornia es un servicio en internet para controlar los horarios de un negocio y liquidar lo que se le paga a cada trabajador: la gente marca su entrada y su salida en una tablet del local, y el panel calcula horas, recargos, extras, novedades, deducciones y el neto de cada período, la prima de servicios y la liquidación final de quien se retira.

Lo presta INVERSIONES SMLS S.A.S., NIT 902072176-8, con domicilio en Villavicencio, Meta, Colombia, dirección de notificación balcones del parque mz a cs 3, teléfono 573138766413. En estos términos, «Jornia» es quien presta el servicio y «el cliente» o «tú» es el negocio que crea la cuenta.

Al crear la cuenta y marcar la casilla de aceptación, aceptas estos términos y la política de tratamiento de datos.

2. Tu cuenta

• Quien crea la cuenta declara que representa al negocio o que tiene su autorización para hacerlo.
• Cada correo abre una sola cuenta. Los datos que das al registrarte deben ser ciertos.
• Cuidas tu contraseña y respondes por lo que se haga con ella. Si crees que alguien más la conoce, cámbiala y avísanos.

3. La prueba gratis

• Toda cuenta nueva empieza con 7 días gratis, con todas las funciones y hasta 49 personas activas. No se pide tarjeta ni ningún medio de pago.
• En esos días alcanzas a ver a tu gente marcando y la liquidación de lo que va del período, con recargos, deducciones y neto.
• Al terminar la prueba, el panel se cierra hasta que pagues un plan. El marcador sigue funcionando y no se borra nada: las horas de tu gente se siguen registrando igual.

4. Planes y precios

Todas las funciones están en todos los planes. Lo único que cambia es cuántas personas activas maneja la cuenta:

• Los precios son en pesos colombianos, por mes y por negocio, no por cada trabajador.
• «Personas activas» son los trabajadores que no has retirado en el panel. Quien se retira deja de contar, y su historia se conserva.
• Si tu equipo crece por encima del cupo, pasas al plan siguiente. Mientras tanto no pierdes a nadie: el cupo solo frena el ingreso de personas nuevas.
• Plan especial. Para más de 49 personas activas no hay plan de lista: escríbenos y armamos contigo un plan especial, con su cupo y su precio al mes. Antes de activarlo te decimos los dos, y quedan anotados en el historial de tu cuenta, que ves en tu panel. Tiene todas las funciones, como los demás, y las mismas reglas de pago y de salida.
• Si un precio sube, te avisamos con al menos 30 días de anticipación. El mes que ya pagaste no cambia.

5. Cómo se paga

• Se paga mes a mes, por anticipado. Cuando tu panel muestra el botón «Pagar en línea», pagas ahí mismo a través de Wompi (tarjeta débito o crédito, PSE, Nequi o botón Bancolombia) y el plan se activa en cuanto se aprueba el pago. Si no, o si lo prefieres, por transferencia o con un enlace de pago que te enviamos, y lo activamos nosotros.
• Los datos de tu tarjeta o de tu cuenta los escribes directamente en Wompi: Jornia no los ve ni los guarda.
• No hay cobros automáticos ni guardamos tu tarjeta: cada mes renuevas con un clic, y el panel te avisa desde una semana antes de que venza.
• El mes pagado no se pierde: si pagas durante la prueba, empieza cuando la prueba termina, y si renuevas antes de tiempo, empieza cuando termina el que ya tenías pagado.
• Si el plan vence y no se renueva, el panel sigue abierto 3 días más con un aviso, y después se cierra hasta que la cuenta se ponga al día. Igual que al final de la prueba, el marcador sigue registrando y no se borra nada.
• Por cada pago te enviamos la factura electrónica al correo de la cuenta.

6. Sin permanencia

No hay contrato a plazo ni multa por salir, y como no hay cobros automáticos, no tienes que avisar para que no te cobremos. Si quieres cerrar la cuenta, escríbenos. El mes que ya pagaste sigue activo hasta que termine.

Cuando termina, marcamos la cuenta como cancelada y anotamos la fecha: el panel se cierra y las tablets del negocio se desvinculan, así que dejan de marcar y de tomar fotos. Desde esa fecha cuentan los plazos del punto 7. Si vuelves, la reactivamos y vinculas las tablets otra vez.

7. Tus datos al salir

• Los datos de tu negocio y de tu gente son tuyos.
• Mientras tengas el panel abierto, descargas desde ahí la liquidación de cada período en Excel (un archivo CSV) y la imprimes o la guardas en PDF.
• Al cancelar, si la pides, te entregamos una copia de tus datos en un archivo JSON: un formato estándar que cualquier programador puede convertir a Excel o cargar en otro sistema. Trae el personal con el historial de sus salarios, los horarios, las marcaciones con su rastro de correcciones, las novedades, las liquidaciones finales que guardaste y el historial de cambios. No trae las contraseñas, las plantillas del rostro ni las llaves de las tablets, que solo sirven dentro de Jornia, ni las fotos de evidencia, que se borran solas a los 60 días.
• Si pides que los borremos, los borramos dentro de los 30 días siguientes, todos de una vez: personal, marcaciones, novedades, rostros, fotos de evidencia, usuarios, pagos e historial. De la cuenta queda solo una constancia de que se borró, con el nombre del negocio, la fecha, el motivo y cuántos registros se borraron, sin ningún dato de tu gente. Se exceptúa lo que la ley nos obligue a conservar, como las facturas.
• Si cancelas y no nos pides nada, guardamos los datos 6 meses contados desde la fecha de cancelación, por si vuelves o necesitas una copia, y después los borramos de la misma forma.
• Las copias de seguridad cifradas de la base pueden conservar esos datos un tiempo más. Solo se usan para recuperar el servicio si algo falla, nunca para devolver datos borrados, y si alguna vez hay que restaurar una, volvemos a borrar lo que nos pediste borrar.

Ojo: la ley laboral le pide al empleador conservar los soportes de lo que le pagó a su gente. Antes de pedir el borrado, descarga lo que necesites guardar.

8. Los datos de tus trabajadores

Con los datos de tus trabajadores, tu negocio es el Responsable del tratamiento y Jornia es el Encargado (Ley 1581 de 2012). Esta sección hace las veces del contrato de transmisión de datos del Decreto 1377 de 2013, art. 25 (hoy art. 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

Lo que te toca a ti, como empleador

• Pedirle a cada trabajador la autorización para tratar sus datos, e informarle para qué se usan.
• Para el rostro, que es un dato sensible: pedir su autorización expresa antes de inscribirlo, decirle que es opcional y ofrecerle marcar con la cédula si no la da.
• Tener tu propia política de tratamiento de datos y atender las consultas y reclamos de tu gente.
• Mantener los datos al día y usar el panel solo para la relación laboral.

Lo que le toca a Jornia, como Encargado

• Tratar esos datos solo para prestarte el servicio y según tus instrucciones. No venderlos, no usarlos para otra cosa y no mezclarlos con los de otros negocios.
• Guardar reserva sobre ellos, también después de que termine el servicio.
• Protegerlos con las medidas de seguridad descritas en la política de datos, y avisarte si ocurre un incidente que los ponga en riesgo.
• Ayudarte a responder las solicitudes de tus trabajadores. Si uno nos escribe a nosotros, te trasladamos la solicitud.
• Entrar a tu panel solo para ayudarte, dejando registro de cada entrada.
• Devolverte y borrar los datos cuando termine el servicio, como dice el punto 7.
• Apoyarse solo en proveedores que protejan los datos igual, como Cloudflare para el alojamiento.

9. Qué calcula y qué no

Jornia liquida cada período hasta el neto, con la normativa laboral colombiana vigente en cada fecha: horas ordinarias, recargos nocturnos, dominicales y festivos, horas extra, auxilio de transporte, novedades y deducciones de salud y pensión. Si el salario de alguien cambió a mitad del período, cada día se liquida con el salario que regía ese día. Aparte, muestra lo que le cuesta al negocio cada persona en prestaciones y aportes.

Además calcula:

• La prima de servicios de cada semestre, persona por persona.
• La liquidación final del contrato cuando alguien se retira: el salario que se le debe, la prima y las cesantías con sus intereses hasta el día del retiro, las vacaciones que no alcanzó a tomar y, si fue un despido sin justa causa, la indemnización. Cada valor sale con sus días, su base y la norma que lo sustenta. La liquidación que guardas queda como constancia en tu cuenta.

Estos cálculos salen de lo que está anotado en el panel: fechas de ingreso y de retiro, salarios, tipo de contrato, novedades y vacaciones. Si falta un dato, o si la ley admite más de una lectura, el cálculo lo avisa y dice qué supuso.

Hoy no hace estas cosas, que siguen a cargo del negocio o de su contador:

• Transmitir la nómina electrónica a la DIAN.
• Liquidar o pagar la PILA.
• Liquidar las cesantías de cada año que se consignan al fondo, ni sus intereses de enero. Las cesantías las calcula solo en la liquidación final de quien se retira.
• Pagarle a la gente: el pago lo haces tú.

Jornia no reemplaza la asesoría de un contador. Revisa la liquidación antes de pagar; si ves algo que no cuadra, escríbenos y lo revisamos contigo.

10. Uso correcto

No se permite usar Jornia para algo ilegal, cargar datos de personas sin su autorización, intentar entrar a cuentas ajenas, ni tratar de dañar o sobrecargar el servicio. Si pasa, podemos suspender la cuenta. Aun así, el marcador de la cuenta suspendida sigue registrando las horas de la gente que sí trabajó.

11. Disponibilidad y responsabilidad

• Trabajamos para que Jornia esté disponible todo el tiempo, pero puede haber interrupciones por mantenimiento o por fallas de internet o de los proveedores. El marcador necesita conexión para marcar.
• Jornia va mejorando: podemos cambiar o agregar funciones sin quitarte lo que ya pagaste.
• Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad de Jornia frente al cliente se limita a lo que el cliente haya pagado en los tres meses anteriores al hecho que la origina.

12. Cambios, ley y contacto

Si estos términos cambian, publicamos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha y, si el cambio es de fondo, te avisamos antes por correo o en el panel.

Se rigen por las leyes de Colombia. Si hay un desacuerdo, primero lo hablamos directamente; si no se resuelve, lo decidirán los jueces de Colombia.

Para cualquier cosa, escríbenos. Te atiende el área de servicio al cliente de INVERSIONES SMLS S.A.S., también al teléfono 573138766413.

• correo electrónico: jornianomina@gmail.com
• WhatsApp: +57 313 876 6413