Política de tratamiento de datos personales

1. Quién responde por tus datos

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015), y explica cómo Jornia recoge, guarda, usa y borra datos personales.

2. Dos papeles distintos

Jornia maneja dos clases de datos, y frente a cada una tiene un papel distinto ante la ley:

• Los datos de quien crea y usa la cuenta (el dueño del negocio y las personas a las que les da acceso al panel). Aquí Jornia es el Responsable: decide cómo se tratan y responde por ellos.
• Los datos de los trabajadores de cada negocio (sus marcaciones, su salario, su rostro). Aquí el Responsable es el negocio, que es el empleador, y Jornia es el Encargado: los trata por cuenta del negocio, solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones. Así lo dicen también los términos del servicio.

Si trabajas en un negocio que usa Jornia y quieres consultar, corregir o borrar tus datos, lo más rápido es pedírselo a tu empleador. También puedes escribirnos: le pasamos tu solicitud al negocio y te acompañamos hasta que te respondan.

3. Qué datos se tratan

De quien crea y usa la cuenta

• Nombre, correo, celular y contraseña. La contraseña se guarda cifrada de forma que nadie, ni siquiera Jornia, puede leerla.
• Nombre del negocio, ciudad y, si lo das, el NIT.
• La fecha y la versión de estos documentos que aceptaste, y la dirección IP desde la que creaste la cuenta, como prueba de esa aceptación.
• La dirección IP, la fecha y la hora de cada cambio que se hace en el panel (un salario corregido, una novedad borrada, una contraseña repuesta), con quién lo hizo. Es el historial de la cuenta: sirve para saber quién cambió qué si hay un reclamo, y se guarda mientras exista la cuenta.
• Fechas de entrada al panel e intentos fallidos de entrada, para proteger la cuenta de quien intente adivinar la contraseña.
• Cuando pides recuperar tu contraseña: la fecha y la hora, la dirección IP desde la que lo pediste y si el enlace se usó. El enlace no se guarda: se guarda una huella de él que no sirve para abrirlo.
• Los pagos del plan: la fecha, el plan, el valor, el medio (tarjeta, PSE, Nequi, transferencia), la referencia del pago y si se aprobó. Los datos de la tarjeta o de la cuenta bancaria no llegan a Jornia: los recibe y los guarda Wompi.

De los trabajadores de cada negocio

• Nombre, apellido, cédula, cargo, sede, horario, tipo de contrato y su fecha de terminación si la tiene, fecha de ingreso y, cuando aplica, fecha y motivo del retiro.
• Salario, con cada cambio y la fecha desde la que rige; forma de pago y si recibe auxilio de transporte.
• Los días de vacaciones que tenía pendientes a una fecha, si el negocio los anota, y la liquidación final de quien se retira, que queda guardada como constancia de lo que se le liquidó.
• Cada marcación de entrada y salida: la hora, la sede, el aparato y cómo se identificó (rostro o cédula), con el rastro de quién la corrigió y por qué.
• La ubicación del aparato al momento de marcar, cuando el aparato la entrega. Es la del aparato del local, no la del celular de la persona.
• Novedades: vacaciones, incapacidades, licencias y permisos.
• La plantilla del rostro y las fotos de evidencia, que se explican aparte en el punto 5.

4. Para qué se usan

Los datos de la cuenta

• Crear y administrar la cuenta, y prestar el servicio.
• Ayudarte: escribirte o llamarte por correo, WhatsApp o teléfono para montar el servicio, avisarte que la prueba está por terminar, activar tu plan y cobrarlo.
• Proteger la cuenta y el servicio contra accesos indebidos.
• Mandarte por correo el enlace para poner una contraseña nueva, cuando lo pides.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Mejorar Jornia con cifras de uso agregadas, en las que no se identifica a nadie.

Los datos de los trabajadores

• Registrar las entradas y salidas, y comprobar que quien marca es de verdad esa persona.
• Comprobar que la marcación se hizo en la sede, cuando el negocio lo exige.
• Calcular horas, recargos, extras, novedades, deducciones y el neto de cada persona, y lo que le cuesta al negocio.
• Calcular la prima de servicios y, cuando alguien se retira, su liquidación final, y guardarla como constancia.
• Conservar la evidencia y el rastro de cada corrección, para resolver un reclamo sobre las horas.

Nada más. Los datos no se venden, no se usan para publicidad de nadie y no se cruzan con los de otros negocios. Cada negocio ve solo a su gente.

5. El rostro y las fotos de evidencia

La plantilla del rostro es un dato biométrico, y la ley lo trata como dato sensible (Ley 1581, art. 5). Por eso tiene reglas propias:

• Nadie está obligado a darla. Quien no quiera marcar con el rostro marca con su cédula, y el negocio debe ofrecerle esa opción. Ninguna actividad puede condicionarse a entregar un dato sensible.
• La autorización la pide el negocio, antes de inscribir el rostro, de forma previa, expresa e informada, diciéndole a la persona que es opcional y para qué se usa. Jornia no deja guardar un rostro sin que el negocio confirme ese consentimiento, y guarda la fecha en que se dio.
• No se guarda una foto para reconocer a nadie. Se guarda una serie de números calculada a partir de la cara, de la que no se puede reconstruir la cara. Al marcar se compara con esos números y, salvo que el negocio lo apague, se pide un gesto al azar para comprobar que frente a la cámara hay una persona y no una foto.
• Se borra cuando el negocio la elimina desde el panel, por ejemplo porque la persona lo pidió, y cuando se borran los datos de la cuenta del negocio (ver el punto 10).

Fotos de evidencia. Al marcar, con el rostro o con la cédula, la tablet guarda una foto de ese momento, y lo avisa en pantalla. Sirve para resolver un reclamo del tipo «yo sí marqué a esa hora». Estas fotos se borran solas a los 60 días; la marcación, con su hora y su sede, sí se conserva, porque es el registro de las horas trabajadas.

6. Tus derechos

Como titular de tus datos tienes derecho a (Ley 1581, art. 8):

• Conocer, actualizar y corregir tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Saber, si lo pides, para qué se han usado.
• Revocar la autorización o pedir que se borren tus datos, salvo cuando la ley o un contrato obliguen a conservarlos.
• Consultarlos gratis.
• Quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio si crees que se violaron tus derechos, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.

7. Cómo ejercerlos y en qué plazos

Quién atiende: el área de servicio al cliente de INVERSIONES SMLS S.A.S., jornianomina@gmail.com, teléfono 573138766413. Recibe las consultas y los reclamos, les hace seguimiento y responde dentro de los plazos de abajo.

Escríbenos por cualquiera de estos canales:

• correo electrónico: jornianomina@gmail.com
• WhatsApp: +57 313 876 6413

Cuéntanos tu nombre y tu cédula, qué necesitas y a dónde te respondemos. Si nos escribe otra persona en tu nombre, que diga quién es y adjunte la autorización.

• Consultas (saber qué datos tenemos y cómo se usan): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te decimos por qué y cuándo, sin pasar de 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, borrar o revocar): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te decimos por qué y cuándo, sin pasar de 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si pasan dos meses sin que la envíes, entendemos que desististe.

Reclamo en trámite. Cuando el titular presenta un reclamo, el empleador lo registra en el panel y el dato queda marcado «reclamo en trámite» hasta que se resuelva. Si el reclamo es sobre los datos de la cuenta del negocio, que Jornia trata como Responsable, la marca la pone Jornia en el historial de esa cuenta, con la fecha y el motivo. En los dos casos la marca se pone a más tardar 2 días hábiles después de recibir el reclamo completo.

Si eres trabajador de un negocio cliente, el plazo corre para el negocio, que es el Responsable. Nosotros le trasladamos tu solicitud el mismo día hábil en que la recibimos y te avisamos.

8. Con quién se comparten

Solo con los proveedores que hacen posible el servicio, que los tratan por cuenta nuestra y con obligación de reserva:

• Cloudflare: aloja la aplicación, la base de datos y las fotos. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia.
• Telegram: por ahí le llegan a Jornia sus avisos internos, para poder ayudarte a tiempo. Cuando alguien crea una cuenta llegan el nombre del negocio, la ciudad, el NIT si lo diste, y el nombre, el celular y el correo de quien la creó. Cada mañana llega un resumen de las cuentas nuevas, de las que están en prueba y de los planes por vencer, con el nombre del negocio, la ciudad, el celular y el correo. Cuando entra un pago llega el nombre del negocio, el plan, el valor y el medio de pago. También llegan alertas técnicas cuando algo falla; si la que falla es el correo para recuperar una contraseña, la alerta trae la dirección de correo a la que iba, para poder escribirle a esa persona por otro lado. Ningún dato de los trabajadores pasa por Telegram. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia.
• Resend o Brevo: el servicio por el que Jornia manda sus correos, cuando el envío está activado. Hoy manda uno solo, el enlace para recuperar la contraseña, y ese correo lleva la dirección de correo a la que va, el nombre de la persona y el del negocio. Ningún dato de los trabajadores pasa por ahí. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia.
• Wompi (de Bancolombia): procesa los pagos del plan en línea. Cuando pagas, recibe el valor, la referencia del pago, y tu correo y tu nombre para el comprobante; los datos de tu tarjeta o de tu cuenta los escribes directamente en Wompi, y Jornia nunca los ve. Jornia solo recibe de Wompi si el pago se aprobó, el valor y el medio. Ningún dato de los trabajadores pasa por ahí.
• Google Fonts: las páginas cargan su tipografía desde Google, que por eso recibe la dirección IP del navegador.

Y con las autoridades, cuando una ley o una orden judicial lo exijan. Nunca se venden ni se alquilan.

9. Cómo se protegen

• Todo viaja cifrado (HTTPS).
• Las contraseñas se guardan cifradas y hay un freno para quien intenta adivinarlas.
• El enlace para poner una contraseña nueva sirve una sola vez y vence a la hora. Al usarlo se cierran las sesiones abiertas en los demás equipos, por si la contraseña se perdió porque alguien más la tenía.
• Cada negocio queda separado de los demás: el sistema rechaza cualquier consulta que no diga de qué negocio es.
• Solo se marca desde los aparatos que el negocio vincula, y cada corrección de una marcación deja rastro: no se borra nada.
• Si Jornia entra al panel de un negocio para ayudarle, queda registrado.

Si ocurre un incidente que ponga en riesgo tus datos, te avisamos y lo informamos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como manda la ley.

10. Cuánto tiempo se guardan

• Los datos de la cuenta y de los trabajadores, mientras el negocio use Jornia.
• El historial de cambios del panel (quién cambió qué, cuándo y desde qué IP) y el registro de las entradas de soporte, mientras exista la cuenta. Son la prueba de cada corrección y se borran con ella.
• Las fotos de evidencia, 60 días.
• Los registros de seguridad, que sirven solo para frenar abusos y se borran solos: los intentos fallidos de entrada y la cuenta de cuántos enlaces para recuperar la contraseña se piden desde cada IP y para cada correo, 1 día; las cuentas creadas desde cada IP, 7 días; cada enlace para recuperar la contraseña, con la IP desde la que se pidió, 1 día después de vencer.
• Cuando un negocio cancela, puede pedir una copia de sus datos y que se borren. Se borran dentro de los 30 días siguientes a la solicitud, salvo lo que la ley obligue a conservar, como las facturas. Si no pide nada, se borran 6 meses después de cancelar. Los detalles están en los términos del servicio.

11. Cambios y vigencia

Si esta política cambia, la nueva versión se publica en esta misma dirección con su fecha. Si el cambio es de fondo, por ejemplo una finalidad nueva, avisamos antes a los clientes por correo o en el panel, y pedimos una nueva autorización cuando la ley lo exija.

Esta política rige desde la fecha de su versión y se mantiene mientras Jornia preste el servicio. Los datos se tratan mientras dure la finalidad para la que se recogieron.

¿Preguntas? Escríbenos: con gusto te explicamos cualquier punto.